No ambiente corporativo moderno, a busca por eficiência operacional e a redução de custos são prioridades para empresas de todos os tamanhos e segmentos. Para alcançar esses objetivos, muitas delas estão buscando a implementação de workflows, mas o que é isso?

Esse é um conceito que vem se destacando na gestão empresarial em diferentes níveis. Através dele, é possível criar processos que otimizam ainda mais a produção e facilitam a rotina dos colaboradores. Além disso, aumentam a eficiência e melhoram até mesmo a segurança das informações.

E como implementar workflow de maneira eficaz na sua empresa? Neste artigo, vamos explorar o conceito de workflow, seus benefícios, e como você pode implementar workflows na sua empresa para aumentar a produtividade.

O que é workflow?

Origem e Evolução do Workflow

O conceito de workflow não é novo. Na verdade, surgiu no início do século XX, com a evolução dos métodos de gestão e a busca por formas mais eficientes de organizar o trabalho nas indústrias.

Podemos defini-lo como um fluxo de trabalho, segundo a própria tradução. Ele é uma representação visual ou lógica de um processo empresarial que detalha as etapas necessárias para a execução de uma tarefa ou projeto.

O termo "workflow" ficou mais popular com o desenvolvimento da administração científica, promovida por Frederick Taylor. Entre outras ideias, ele propôs a divisão do trabalho em tarefas específicas para aumentar a eficiência. Desde então, o conceito evoluiu, especialmente graças ao avanço da tecnologia, que permitiu a automação de processos.

Com o tempo, o workflow passou a ser também digital, justamente devido às possibilidades que a tecnologia proporciona. Contudo, é importante lembrar que a ideia existe há muito mais tempo e é comprovadamente benéfica.

Hoje, o workflow é uma ferramenta essencial para empresas que buscam otimizar seus processos internos, reduzindo a intervenção manual e aumentando a produtividade. Com a digitalização, os workflows podem ser configurados para seguir regras de negócios específicas, assegurando que as tarefas sejam executadas de maneira padronizada e dentro dos prazos.

Tipos de workflow: Manual vs. Automático

Não existe apenas um tipo de fluxo de trabalho, muito pelo contrário. Atualmente, há o workflow manual e o automático.

Entenda a diferença entre ambos:

• Workflow Manual: É aquele em que as tarefas são gerenciadas e executadas manualmente pelos colaboradores. Embora seja útil para processos simples e que não demandam automação, esse tipo é mais sujeito a erros humanos e ineficiências, além de ser mais difícil de monitorar e padronizar.

• Workflow Automático: Utiliza ferramentas tecnológicas para automatizar tarefas e processos. Esse tipo de workflow é mais eficiente, pois reduz o tempo necessário para a execução de tarefas repetitivas, minimiza erros e facilita o monitoramento das atividades. A automação permite que as empresas escalem suas operações sem aumentar proporcionalmente o número de colaboradores.

Resumidamente, o workflow automático é o ideal caso a sua empresa busque a máxima eficiência e as tecnologias certas. Com isso, há muito menos chance de erros e mais agilidade nos processos, ao contrário do tipo manual, que está em desuso nas grandes empresas.

Benefícios do workflow para empresas

Se você é gestor, precisa entender que a implementação de workflows traz diversos benefícios. A partir disso, é possível ter uma gestão mais eficaz dos processos e um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.

Melhora na produtividade

Um dos principais benefícios é o aumento significativo da produtividade. Ao automatizar processos e eliminar tarefas manuais, os colaboradores podem se concentrar em atividades mais estratégicas e que geram muito mais valor à sua empresa. Isso gera um melhor aproveitamento do tempo e dos recursos humanos, além de acelerar projetos e tarefas.

Em um ambiente de vendas, por exemplo, um workflow automatizado pode gerenciar a distribuição de leads, o acompanhamento de propostas e a coleta de assinaturas digitais. Assim, a equipe está focada em fechar novos negócios, e não em tarefas burocráticas.

Redução de Erros

Outro benefício é a redução de erros. Quando os processos são realizados manualmente, há uma maior probabilidade de ocorrerem falhas, seja por esquecimento, falta de comunicação ou erro humano. Porém, workflows automatizados seguem regras predefinidas que garantem que cada etapa do processo seja cumprida corretamente. Isso melhora a qualidade dos resultados, reduz o retrabalho e os custos associados a correções.

Padronização de processos

A padronização é fundamental para garantir a consistência e a qualidade dos processos empresariais. Com workflows, a sua empresa pode definir padrões claros para a execução de tarefas, ou seja, todos os colaboradores vão seguir as mesmas diretrizes.

Isso é especialmente importante em setores como RH e financeiro, onde é necessário estar em conformidade com políticas internas e regulamentos externos. A padronização também facilita o treinamento de novos colaboradores, que podem se familiarizar rapidamente com os processos da empresa.

Como implementar um workflow na sua empresa

Implementar um workflow eficaz na sua empresa requer planejamento e uma abordagem estruturada. Existem algumas etapas importantes que devem ser seguidas, conforme você vai acompanhar nos tópicos abaixo.

1. Análise de processos atuais

Primeiramente, para implementar um workflow você precisa fazer uma análise detalhada dos processos atuais da sua empresa. Isso envolve mapear todas as atividades que compõem cada processo, identificar ineficiências e determinar quais tarefas podem ser automatizadas.

Além disso, a análise deve envolver todos os stakeholders, desde os gestores até os colaboradores que executam as tarefas no dia a dia. Dessa forma, você garante que todas as partes dos processos estão sendo consideradas.

2. Escolha da ferramenta de workflow

Logo após ter os processos mapeados, o próximo passo é escolher a ferramenta de workflow mais adequada às necessidades da sua empresa. Para isso, existem diversas opções no mercado, desde ferramentas simples e acessíveis até soluções personalizáveis como o iGED™.

Na hora da escolha, considere fatores como facilidade de uso, capacidade de integração com outros sistemas, e suporte técnico. O iGED™, por exemplo, oferece uma plataforma completa que se adapta às necessidades do seu negócio, permitindo criar fluxos de atividades e personalizar automatizações.

Outro ponto é a integração. No caso do iGED™, ele se integra com outros sistemas de gestão, como CRM e ERP, facilitando a centralização das informações e a automação de processos.

3. Treinamento da equipe

A implementação de um novo workflow exige que a equipe esteja bem treinada para utilizar a ferramenta e seguir os novos processos. É fundamental que todos os colaboradores compreendam o funcionamento do workflow e saibam como utilizar a plataforma.

A sua tarefa como gestor é oferecer treinamentos práticos, manuais de referência e suporte técnico. Assim, a transição vai ser mais leve e natural para todos os envolvidos e sem resistência na equipe.

4. Monitoramento e ajustes contínuos

A implementação de um workflow não termina com a configuração inicial. Ao invés disso, será necessário monitorar o desempenho dos processos automatizados, identificar possíveis melhorias e fazer ajustes contínuos.

A dica é utilizar as métricas fornecidas pela ferramenta de workflow para avaliar o tempo de execução das tarefas, a redução de erros e o cumprimento dos prazos. Com base nesses dados, faça ajustes sempre que necessário para garantir que o workflow continue a atender às necessidades da sua empresa.

Ferramentas populares de workflow

Provavelmente, você vai descobrir que existem muitas ferramentas para fluxo de trabalho disponíveis atualmente. Cada uma atende necessidades específicas e tem as suas particularidades. Conheça algumas delas a seguir!

• iGED™: Uma plataforma robusta que oferece um pacote completo de soluções para a gestão documental e automação de workflows. A partir dele, a sua empresa pode criar fluxos personalizados, automatizar tarefas e integrar-se com outros sistemas de gestão. Ele também facilita a coleta de assinaturas digitais e o controle de acessos.

• Asana: Ferramenta de gestão de projetos que permite a criação de workflows visuais para organizar e acompanhar tarefas. É muito utilizado por equipes que precisam de uma solução fácil de usar para gerenciar projetos complexos.

• Trello: Ferramenta de organização que utiliza quadros e cartões para gerenciar tarefas e projetos. É especialmente útil para equipes que preferem uma abordagem visual para workflows.

Estudos de caso: empresas que implementaram workflows com sucesso

Syssec Securitizadora

A Syssec implementou o iGED™ para otimizar seu processo de captação de clientes. Antes, a captação de leads e a análise cadastral eram manuais. Com o iGED™, o cadastro foi automatizado, melhorando a experiência do cliente e o desempenho da equipe.

Grupo Martins

O maior atacadista e distribuidor do Brasil processa mais de 80 mil documentos por mês com o iGED™. A ferramenta possibilitou a redução de papéis, a integração de documentos e o mapeamento de workflows, gerando economia e eficiência.

Comece a mudança!

A implementação de workflows é uma estratégia para toda empresa que busca melhorar a eficiência operacional, reduzir erros e padronizar processos. Com ferramentas como o iGED™, você cria fluxos de trabalho personalizados e automatizados, integrando-se com outros sistemas de gestão e garantindo que as tarefas sejam realizadas de forma eficiente.

O iGED™ está pronto para ajudar a sua organização a alcançar novos níveis de produtividade e eficiência. Acesse o site ou o perfil no Instagram para conhecer mais sobre a solução e de que forma implementá-la na sua empresa!

FAQ

1. O que é workflow?
Workflow, ou fluxo de trabalho, é uma representação visual ou lógica de um processo empresarial que detalha as etapas necessárias para a execução de uma tarefa ou projeto, ajudando a organizar e automatizar processos dentro de uma empresa.

2. Quais são os benefícios de implementar workflow?
Os principais benefícios incluem aumento de produtividade, redução de erros, padronização de processos e melhor monitoramento das atividades empresariais.

3. Como implementar workflow na minha empresa?
A implementação envolve a análise dos processos atuais, escolha da ferramenta adequada, treinamento da equipe e monitoramento contínuo para ajustes e melhorias.

4. Quais ferramentas de workflow são recomendadas?
Algumas ferramentas populares incluem iGED™, Asana e Trello, cada uma com suas próprias características e benefícios.

5. Como o iGED™ pode ajudar na implementação de workflows?
O iGED™ oferece uma plataforma completa que permite a criação de fluxos de trabalho personalizados, automação de tarefas, integração com outros sistemas de gestão e coleta de assinaturas digitais, tudo em um ambiente seguro e colaborativo.