Muitas empresas ainda enfrentam falhas operacionais, retrabalhos e lentidão nos processos internos que afetam a produtividade, os custos e a satisfação dos clientes. A gestão de processos empresariais surge como uma solução estratégica para organizar as atividades da empresa, padronizar tarefas, automatizar o que for possível e aumentar a eficiência operacional.

Neste artigo, você vai entender:

• O que é gestão de processos empresariais.
• Quais os tipos de processos existentes em uma organização.
• Os principais benefícios dessa abordagem.
• Como aplicá-la de forma prática e moderna na sua empresa.

Se você busca reduzir erros, melhorar a produtividade e escalar o seu negócio com mais controle, continue a leitura!

O que é gestão de processos empresariais?

A gestão de processos empresariais vem da sigla em inglês, BPM – Business Process Management. Trata-se de uma metodologia para o mapeamento, análise, padronização, monitoramento e melhoria contínua dos processos que fazem parte da rotina de uma empresa.

Em outras palavras, é uma forma de transformar tarefas soltas em fluxos estruturados de trabalho com objetivos claros, responsabilidades definidas e indicadores mensuráveis.

Por exemplo, em vez de cada setor tratar uma solicitação de reembolso de forma diferente, é criado um processo padrão com etapas bem definidas, como: envio de comprovantes > validação > aprovação do gestor > reembolso.

Graças a esse fluxo, evita-se confusão, erros e melhora-se a previsibilidade da operação.

Tipos de processos empresariais

Para aplicar a gestão de processos de forma eficaz, é fundamental compreender os tipos de processos existentes em uma organização. Eles se dividem em três grandes categorias que você vai conhecer a seguir!

1. Processos primários

São os processos que geram valor direto para o cliente final. Eles fazem parte da atividade-fim da empresa. Exemplos:

• Em uma indústria: produção e distribuição de produtos.
• Em uma empresa de serviços: atendimento ao cliente e execução do serviço contratado.
• Em uma loja: vendas, logística e pós-venda.

2. Processos de apoio

Dão suporte à operação principal. Embora não entreguem valor diretamente ao cliente, são essenciais para que os processos primários funcionem bem. Exemplos:

• Recursos Humanos (RH).
• Tecnologia da Informação (TI).
• Financeiro.
• Jurídico.

3. Processos gerenciais

Envolvem planejamento estratégico, definição de metas, tomada de decisão e controle de resultados. Ou seja, são os processos que guiam o rumo da organização. Exemplos:

• Planejamento estratégico anual.
• Reuniões de diretoria.
• Avaliação de desempenho organizacional.

Benefícios da gestão de processos empresariais

A implementação de uma boa gestão de processos empresariais pode transformar a operação de uma empresa. A seguir, detalhamos os principais benefícios e como eles acontecem na prática!

Aumento da eficiência operacional

Quando os processos são mapeados, compreendidos e padronizados, é possível identificar etapas desnecessárias, lacunas e retrabalhos que atrasam a entrega. Com isso, a empresa consegue reduzir o tempo médio das operações, melhorar o uso de recursos e aumentar a capacidade de produção sem elevar os custos.

Redução de erros e retrabalhos

Erros recorrentes geralmente estão associados à falta de clareza nos fluxos, ausência de validações intermediárias e comunicação ineficaz entre setores. A gestão de processos empresariais permite estruturar essas interações com regras e pontos de controle, reduzindo a margem de erro e a necessidade de refazer tarefas.

Melhor uso do tempo e dos recursos humanos

Com processos organizados e repetitivos automatizados, os colaboradores param de gastar tempo com tarefas operacionais manuais. Assim, eles podem se dedicar a atividades mais analíticas, criativas ou estratégicas. Um exemplo é a automação da triagem de currículos, permitindo que o RH se concentre nas entrevistas e planos de carreira.

Facilidade na automação de processos

A automação só é possível quando os processos estão bem definidos e documentados. Plataformas como o iGED™ possibilitam a digitalização e a automação de processos de ponta a ponta, como aprovações, notificações, geração de documentos e arquivamento inteligente, criando fluxos e eliminando tarefas manuais.

Melhoria na governança e na conformidade regulatória

Processos documentados e automatizados permitem rastrear as ações, garantindo maior transparência e adequação às normas legais e padrões de auditoria. Isso é fundamental em contextos regulatórios, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que exigem controle sobre o ciclo de vida da informação.

Com o iGED™, por exemplo, você pode rastrear quem acessou, alterou ou aprovou determinado documento.

Tomada de decisão baseada em dados (data-driven)

Ao monitorar os processos com indicadores de desempenho, como tempo de ciclo, taxa de erro, volume processado, SLA atendido, a empresa tem uma visão clara do que está funcionando e do que precisa ser ajustado. Isso permite uma gestão mais proativa, ágil e baseada em fatos, não em suposições.

Melhora na experiência do cliente (CX)

Processos internos bem organizados têm um impacto direto na experiência do cliente, mesmo que ele não veja o que acontece nos bastidores. Entregas no prazo, comunicação fluida, agilidade no atendimento e consistência na qualidade são resultados diretos de uma operação bem gerida por processos.

Escalabilidade do negócio

À medida que a empresa cresce, processos informais ou mal documentados se tornam um problema. Com uma gestão estruturada, é possível escalar operações, abrir novas unidades, contratar mais pessoas ou lançar produtos sem comprometer a qualidade ou a previsibilidade da entrega.

Gestão de processos e cultura organizacional

Não basta apenas desenhar bons processos no papel. Para que a gestão de processos funcione, é necessário fomentar uma cultura de processos dentro da empresa. Isso significa:

• Promover clareza de papeis e responsabilidades para cada departamento.
• Envolver os colaboradores na melhoria contínua para que isso se torne parte da cultura organizacional.
• Incentivar o uso de ferramentas de apoio e ensinar como fazer isso.
• Celebrar ganhos de produtividade e inovação.

Empresas que abraçam essa cultura conseguem evoluir rapidamente e se adaptar melhor às mudanças do mercado.

Como a gestão de processos impacta o cliente final

Um processo interno bem estruturado melhora diretamente a experiência do cliente. É por isso que a gestão de processos empresariais é tão importante.

Com mais agilidade, previsibilidade e qualidade nas entregas, a empresa se transforma de várias maneiras:

• Responde mais rápido às demandas.
• Evita erros em produtos e serviços.
• Oferece um atendimento mais eficiente.
• Constrói reputação positiva e fideliza o cliente.

Um exemplo é ao automatizar o processo de atendimento ao cliente com respostas padronizadas e integração com o CRM. Com isso, o tempo de resolução de dúvidas pode cair pela metade.

Neste outro artigo, é abordada a forma como a automação de processos melhora a jornada do cliente e aumenta a retenção.

Como implementar a gestão de processos na prática

Para levar a gestão de processos empresariais de forma prática, você pode começar com os seguintes passos:

1. Identifique os processos mais críticos: quais áreas têm mais retrabalho, falhas ou gargalos?

2. Mapeie as etapas e os envolvidos: documente cada etapa, quem faz, o que faz e como faz.

3. Estabeleça padrões, prazos e responsabilidades: defina um fluxo ideal.

4. Crie indicadores de desempenho (KPIs): tempo médio de execução, taxa de erros, nível de satisfação etc.

5. Automatize processos repetitivos: use ferramentas como o iGED™ para conectar diferentes ferramentas e eliminar tarefas manuais.

6. Monitore e otimize continuamente: revise os processos periodicamente para melhorá-los.

Aproveite para conferir dicas de especialistas para tornar a sua empresa mais competitiva através do uso da automação de processos.

Gestão manual vs. automatizada: por que modernizar?

A gestão manual está se tornando obsoleta. Além de gerar retrabalho, ela dificulta o controle e a rastreabilidade. Por outro lado, a gestão automatizada está revolucionando as empresas e trazendo mais lucro, além de tornar os processos organizados.

Existem plataformas que ajudam a implementar essa mudanças, que agregam várias vantagens:

• Padronização de processos: fluxos consistentes e rastreáveis.

• Redução de erros: menos intervenção manual, menos falhas.

• Agilidade no atendimento: mais eficiência, mais satisfação do cliente.

• Controle total e auditoria: registro de todas as etapas e conformidade com a LGPD.

Você pode conferir 5 ferramentas de automação que estão transformando a gestão empresarial clicando aqui.

Exemplo prático: automação do processo de admissão

Imagine que um novo colaborador é contratado. Agora, para formalizar sua admissão, o RH precisa trocar de e-mails, coletar documentos impressos, preencher planilhas e garantir que tudo esteja nas normas da LGPD. Esse processo, além de demorado, tem mais risco de erros e retrabalhos.

Agora, veja como tudo muda com a automação inteligente do iGED™:

• Um formulário digital personalizado é enviado automaticamente ao candidato logo após a contratação.

• Os documentos são anexados diretamente na plataforma, de forma segura e seguindo os critérios da LGPD.

• O iGED™ valida os arquivos, organiza e indexa tudo automaticamente.

• O sistema integra os dados com o ERP da empresa, sem retrabalho.

• O dossiê digital é gerado, armazenado com controle de acesso, e pronto para auditorias.

• O RH ganha tempo, reduz riscos e oferece uma experiência muito mais profissional ao novo colaborador.

O que antes levava dias e gerava estresse para todos os envolvidos, agora acontece em poucas horas, com segurança, agilidade e total rastreabilidade. E o mais importante: o novo colaborador começa sua jornada na empresa com uma excelente impressão.

Caso prefira, você pode conferir outro case de sucesso de automação de processos, desta vez relacionado a processos de investimento, clicando aqui.

Checklist de autoavaliação: sua empresa tem uma boa gestão de processos?

Para refletir sobre a gestão de processos empresariais da sua empresa, pode ser útil seguir um checklist de algumas perguntas importantes. Veja as nossas dicas de questões que você deve se fazer:

• Seus processos estão documentados?

• Cada etapa tem um responsável claro?

• Você consegue medir os resultados de cada processo?

• Tarefas repetitivas ainda são feitas manualmente?

• Existe um plano de melhoria contínua?

Se respondeu “não” para alguma das perguntas, talvez seja a hora de modernizar a sua gestão de processos empresariais.

Tendência: a gestão de processos na era da Indústria 5.0

A Indústria 5.0 traz um novo universo: a integração entre tecnologia avançada e personalização centrada no ser humano. Isso significa que a gestão de processos deve se tornar mais flexível para se adaptar às preferências dos clientes.

Mais do que isso, a gestão de processos empresariais também precisa se tornar mais inteligente. Hoje em dia, isso é possível através da inteligência artificial e da análise de dados, por exemplo.

Apesar do papel da tecnologia, não se pode deixar de valorizar o papel das pessoas como co-criadoras dos processos. Afinal, elas são a essência de qualquer empresa.

Nesse contexto, ferramentas como o iGED™ ajudam a construir uma operação eficiente, humana e adaptada à nova economia.

Transforme a sua empresa

A gestão de processos empresariais é um passo essencial para qualquer organização que busca maior eficiência, controle e competitividade. Mais do que uma técnica, ela é uma forma de pensar a operação com foco na melhoria contínua, na experiência do cliente e na transformação digital.

Com o suporte certo, como o oferecido pelo iGED™, é possível transformar fluxos complexos em processos simples, automatizados e inteligentes.

Quer dar o próximo passo? Agende uma conversa com um especialista da UAN e descubra como implementar a gestão de processos na sua empresa com apoio da tecnologia certa. Conheça o iGED™ na prática: www.uan.com.br

FAQ: Perguntas frequentes sobre gestão de processos empresariais

**1. O que é gestão de processos empresariais?
**É uma abordagem que busca mapear, padronizar e melhorar continuamente os fluxos de trabalho dentro da empresa. O objetivo é garantir que todas as atividades estejam alinhadas com os objetivos estratégicos, otimizando recursos e entregando mais valor ao cliente.

**2. Quais são os principais tipos de processos?
**Os processos empresariais se dividem em três categorias: primários (ligados diretamente ao cliente, como vendas), de apoio (como RH e TI) e gerenciais (envolvendo planejamento e decisões estratégicas).

**3. Por que investir em gestão de processos?
**Porque ela reduz retrabalho, melhora a produtividade, padroniza tarefas e torna os resultados mais previsíveis. Além disso, abre caminho para automações que aumentam a agilidade da operação e reduzem custos.

**4. Qual é o papel da tecnologia na gestão de processos?
**A tecnologia permite automatizar tarefas repetitivas, integrar sistemas e monitorar processos em tempo real. Isso reduz erros humanos, melhora a rastreabilidade e oferece dados para tomadas de decisão mais assertivas.

**5. Como começar a implementar a gestão de processos?
**Primeiramente, identifique os processos críticos e mapeando as etapas e responsáveis. Em seguida, defina padrões, KPIs e explore soluções tecnológicas para automatizar e otimizar os fluxos.

**6. Toda empresa precisa de automação de processos?
**Não, mas é um diferencial competitivo importante. A automação reduz erros, acelera as entregas e libera tempo das equipes para tarefas mais estratégicas.

**7. Qual a diferença entre gestão manual e automatizada de processos?
**Na gestão manual, tudo depende de pessoas e planilhas, o que aumenta as chances de falhas. Já a gestão automatizada usa sistemas integrados como o iGED™, que padronizam fluxos, oferecem rastreabilidade e garantem mais agilidade e controle.

**8. O que muda na cultura da empresa ao adotar gestão de processos?
**A organização passa a operar com mais clareza, colaboração e foco em melhoria contínua. Os colaboradores entendem melhor seus papeis e contribuem para uma rotina mais eficiente e orientada a resultados.

**9. Como a gestão de processos impacta a experiência do cliente?
**Processos bem estruturados tornam o atendimento mais rápido, assertivo e confiável. Isso gera mais satisfação, fidelização e uma imagem positiva da marca no mercado.

**10. O que é o iGED™ e como ele pode ajudar minha empresa?
**O iGED™ é uma plataforma de gestão inteligente que automatiza processos e centraliza documentos com rastreabilidade e conformidade com a LGPD. Ele se adapta ao seu ecossistema digital, conecta diferentes plataformas, elimina papeis, aumenta a produtividade e garante segurança e controle sobre os processos.